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Módulo de trazabilidad
Trazabilidad y lotes, del proveedor al cliente
Cada lote con su origen y su destino. De qué materia prima salió, a qué clientes se vendió, qué vence primero y qué hay que retirar si algo sale mal, sin reconstruirlo a mano.
Qué resuelve
La trazabilidad se prueba el día que hay que retirar un lote
La trazabilidad casi siempre se construye por obligación: la pide un cliente grande, una auditoría o la planta a la que le vendes. Entonces alguien arma un cuaderno de lotes aparte del sistema, y el cuaderno funciona hasta el día que hay que usarlo de verdad.
Ese día la pregunta es concreta y tiene prisa: este lote salió mal, ¿con qué materia prima se hizo, qué otros lotes usaron ese mismo saco, a qué clientes se les despachó y cuánto queda en bodega? Con el cuaderno eso se reconstruye a mano, cruzando papeles. Con los movimientos registrados por lote, es una consulta.
Para que sea una consulta, el lote tiene que ir en el movimiento y no en una nota: cada entrada con su lote y su vencimiento, cada consumo diciendo de qué lote tomó, cada despacho diciendo qué lote se fue y a quién. Eso es lo que hace posibles las dos direcciones: hacia atrás, del producto a su origen, y hacia adelante, del lote a sus clientes.
De paso resuelve el problema diario, que no es la auditoría: despachar primero lo que vence antes. El sistema propone el lote por vencimiento y avisa de lo que está por caducar, sobre el mismo control de inventarios que lleva la bodega.
| Lote en cada movimiento | Entrada, consumo y despacho |
|---|---|
| Fecha de vencimiento | Por lote, no por producto |
| Salida por vencimiento | PEPS por lo que caduca antes |
| Aviso de por vencer | Antes de que sea pérdida |
| Hacia atrás | Del producto a su materia prima |
| Hacia adelante | Del lote a los clientes |
| Retiro de producto | La lista sale en una consulta |
| Registros para auditoría | Fecha, motivo y usuario |
| Etiquetas y códigos | Para leer el lote, no teclearlo |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero la auditoría, y se empieza por el papel
Antes de construir hay que ver qué registras hoy y hasta dónde te exigen llegar tus clientes y tus auditorías.
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01
Auditoría de procesos
Dónde nace el lote, qué se anota hoy en papel, qué pide cada auditoría y hasta dónde tiene que llegar el rastro: al cliente, a la tienda o al consumidor. Con producción y con bodega.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si tu producto no lleva vencimiento, el módulo se reduce a lote y baja el precio.
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03
Un producto primero
Arranca con una familia de productos, con los lotes abiertos cargados, y se corre un simulacro de retiro. Si el simulacro no sale completo, el sistema todavía no está listo.
Qué exige tu caso —un registro sanitario, el requisito de un cliente, una auditoría de exportación— lo confirma quien lleva tus trámites, y el sistema deja los formatos y los campos parametrizables para ajustarlos sin tocar el código. Cuéntanos qué te están pidiendo
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿El lote va en el movimiento o en una observación? Es la diferencia entre trazabilidad y un cuaderno digital. Si el lote es un campo de texto que alguien escribe al final, no se puede consultar ni cuadrar contra existencia. Tiene que ser parte del Control de inventarios, con su saldo por lote y por bodega.
¿Se puede correr un simulacro de retiro hoy mismo? Pide que te lo muestren con datos reales y con reloj en mano. Si la respuesta es «se puede sacar un reporte», la respuesta es no. Y el rastro tiene que cruzar la planta: la orden de producción debe decir de qué lotes consumió, que es lo que registra Producción y calidad.
¿Hasta dónde llega el rastro hacia adelante? Llegar a la factura es el mínimo. Si despachas con tus propios camiones, el lote que se subió y el cliente que lo recibió deberían quedar en la misma entrega —ahí conecta con Vendedores en ruta—, porque un retiro se llama por cliente y por tienda, no por número de factura.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre trazabilidad
¿Qué diferencia hay entre lote y número de serie?
El lote agrupa unidades que se produjeron o se recibieron juntas y comparten origen y vencimiento; la serie identifica una unidad sola. Un alimento o un medicamento se maneja por lote, un equipo por serie. El sistema soporta las dos y en la auditoría se define cuál aplica a cada producto tuyo.
¿Despacha solo lo que vence primero?
El sistema propone el lote que vence antes y avisa cuando alguien quiere sacar otro. Si se despacha uno distinto, queda registrado con su motivo, porque a veces hay una razón válida. Lo que no debería pasar es que la decisión quede sin rastro.
¿Sirve para alimentos?
Es uno de los casos típicos: lote, vencimiento, de qué materia prima salió y a qué clientes se despachó. Qué registros exige tu producto en particular lo confirma quien lleva tus trámites sanitarios; el sistema deja los formatos parametrizables para ajustarlos cuando cambia un requisito.
¿Y para medicamentos o productos farmacéuticos?
Sí, y ahí el rastro suele tener que llegar más lejos y los registros ser más estrictos: quién registró cada movimiento, cuándo y con qué motivo, sin poder borrarlo después. Hasta dónde tiene que llegar en tu caso se define en la auditoría, con quien responde por el registro sanitario.
¿Cuánto tarda en salir un retiro de producto?
No prometemos un número, porque depende de cuánto del rastro esté dentro del sistema. Lo que sí se puede es medirlo: se corre un simulacro con datos reales y se ve qué sale completo y qué todavía hay que buscar en papel. Ese simulacro es parte del arranque, no un extra.
¿Se puede leer el lote con un lector o hay que teclearlo?
Con lector, y es lo que recomendamos: si el lote se teclea en cada movimiento, se va a teclear mal. El sistema puede imprimir la etiqueta con el código del lote al cerrar la producción o al recibir, y después se lee en cada paso desde un celular o una tableta.
¿Qué pasa con los lotes que ya tengo en bodega?
Se cargan al arrancar: los lotes abiertos con su cantidad y su vencimiento, revisados contra un conteo de control. De lo anterior a eso no va a haber rastro en el sistema, y conviene saberlo desde el principio en lugar de descubrirlo en una auditoría.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: llevar lote y vencimiento en bodega y rastrear un producto hasta la tienda del consumidor no son el mismo trabajo. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
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