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Módulo de proyectos y obra
Saber si el proyecto va ganando mientras todavía va
Presupuesto por renglón, avance físico contra avance financiero, horas y materiales cargados al proyecto, subcontratos y órdenes de cambio. La rentabilidad se ve durante, no en la liquidación.
Qué resuelve
El proyecto cerró bien y nadie sabe por qué
El presupuesto casi siempre nace en una hoja de cálculo, bien hecha, con sus renglones y sus precios. El problema es que ese archivo se queda en la versión con la que se ganó el trabajo, y lo que se ejecuta va por otro lado: compras en la tienda de la esquina, horas extra de la cuadrilla, un renglón que salió al doble.
Un sistema de control de proyectos sirve si cruza dos cosas que normalmente viven separadas. El avance físico, que es cuánto se ha ejecutado de cada renglón, y el avance financiero, que es cuánto se ha gastado. Llevar gastado el 60% con el 40% ejecutado es un dato que no aparece en ninguna de las dos hojas por separado, y es el que avisa a tiempo.
Para que ese cruce sea real, el costo tiene que entrar al proyecto cuando pasa. Las horas se cargan al proyecto y no al mes, y salen de la Planillas y recursos humanos; los materiales salen de bodega con su requisición y descuentan el Control de inventarios. Si eso se captura al final, el reporte es historia, no control.
Lo que más plata mueve son las órdenes de cambio. El cliente pide algo que no estaba, alguien lo ejecuta de palabra y aparece como sobrecosto propio. En sistema se registra, se valoriza y se autoriza antes, y queda en el presupuesto vigente.
No es solo para construcción. Una constructora lo usa por renglón y por obra; una agencia lo usa por horas vendidas contra horas trabajadas; una empresa de servicios que factura por proyecto lo usa para saber qué cliente deja margen. La estructura es la misma: presupuesto, costo cargado y rentabilidad.
| Presupuesto | Por renglón, con unidad y precio |
|---|---|
| Avance físico | Lo ejecutado de cada renglón |
| Avance financiero | Lo gastado contra lo presupuestado |
| Horas | Cargadas al proyecto, no al mes |
| Materiales | Requisición, salida y consumo |
| Subcontratos | Contrato, estimaciones y saldo |
| Órdenes de cambio | Valorizadas y autorizadas antes |
| Rentabilidad | Por proyecto y por renglón |
| Facturación | La estimación con su documento |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero el presupuesto que de verdad usan
Cada empresa presupuesta con su propia estructura de renglones. Vamos a verla antes de cotizar, porque de ahí sale todo el resto.
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01
Auditoría de procesos
Cómo se presupuesta, quién autoriza un cambio, cómo se mide el avance en campo, cómo entran las horas y las compras y cómo se liquida. Con el residente o el líder de proyecto, no solo con gerencia.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no manejas subcontratos ni estimaciones, se saca y baja el precio.
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03
Carga y arranque
Se carga un proyecto en curso con su presupuesto y su avance a la fecha, y uno nuevo desde cero. Comparar los dos durante un mes es lo que deja el sistema afinado.
Si las estimaciones se facturan o hay retenciones a subcontratistas, qué documento corresponde y qué se retiene lo confirma tu contador; el sistema deja esos datos parametrizables. Nosotros ponemos la parte técnica. Cuéntanos cómo controlan la obra
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Puedo ver avance físico y avance financiero en la misma pantalla? Si el sistema solo muestra gasto, es contabilidad con otro nombre; si solo muestra tareas terminadas, es un cronograma. El control aparece cuando los dos números se ven juntos por renglón.
¿Las horas y los materiales se cargan al proyecto o al mes? Es la prueba de si el costo es real. Si las horas salen de la Planillas y recursos humanos sin indicar a qué obra fueron, y los materiales no descuentan el Control de inventarios, la rentabilidad por proyecto es una estimación.
¿Qué pasa con una orden de cambio que ya se ejecutó? Pregunta incómoda y necesaria. El sistema tiene que dejar registrar el cambio, valorizarlo y marcar que se ejecutó sin autorización, porque esa diferencia es la que después se discute con el cliente.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre control de proyectos
¿Sirve para constructoras y también para agencias?
Sí, porque la estructura es la misma: un presupuesto, costos que se cargan y un margen que se mide. En obra el presupuesto va por renglón y unidad de medida; en una agencia o una empresa de servicios va por horas y entregables. Lo que cambia es el catálogo, no el sistema.
¿Qué es avance físico contra avance financiero?
El avance físico es cuánto se ejecutó de cada renglón; el financiero es cuánto se gastó de lo presupuestado. Cruzarlos muestra si el proyecto va adelantado, atrasado o gastando más de lo que avanza. Es el reporte que la mayoría de empresas arma a mano una vez al mes, cuando ya pasó.
¿Maneja subcontratos?
Sí: contrato, estimaciones presentadas, lo pagado y el saldo pendiente por subcontratista. Las retenciones que apliquen se parametrizan, y qué se retiene y cómo se declara lo confirma tu contador.
¿Las horas de la cuadrilla salen de la planilla?
Esa es la forma de que el costo sea real. Si ya llevas planilla en sistema, se integra para que cada hora quede cargada al proyecto donde se trabajó. Si todavía no, se revisa si conviene construir los dos módulos juntos.
¿Los materiales salen del inventario?
Sí, con requisición de obra, salida de bodega y consumo cargado al renglón. Así el material que se pidió, el que salió y el que se ejecutó se pueden comparar, que es donde aparecen las mermas y los sobrantes que nadie devolvió.
¿Puedo ver la rentabilidad de un proyecto en curso?
Sí, y es el punto de tenerlo en sistema: el margen se calcula con lo cargado a la fecha, no al cierre. También se ve por renglón, para saber si lo que está comiendo el margen es mano de obra, material o un cambio no cobrado.
¿Qué pasa con los presupuestos que llevo en Excel?
Se cargan. La estructura de renglones que ya usas se importa tal como está, porque es el formato con el que cotizas y con el que te revisan. Lo que cambia no es el presupuesto, es que a partir de ahí el costo se compara solo.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: una empresa que lleva dos obras al año y una que lleva quince con subcontratos no son el mismo trabajo. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
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