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Módulo de importaciones
Importaciones y costo real de internación
Saber cuánto cuesta de verdad el producto cuando ya está en tu bodega. Flete, seguro, impuestos, almacenaje y transporte interno repartidos al costo unitario, y el embarque seguido desde el pedido hasta la entrada.
Qué resuelve
El costo de la factura del proveedor no es tu costo
Una importadora puede tener todo lo demás en orden y seguir fijando precio a ciegas. El producto llega con la factura del proveedor, y encima vienen flete internacional, seguro, impuestos de importación, honorarios del agente, almacenaje, demoras y el transporte del puerto a la bodega. Esos gastos llegan en papeles distintos, en fechas distintas y a veces en otra moneda.
Mientras no se reparten, el costo que está en el sistema es el de la factura, y ese número no es el real. El margen que reporta cada venta sale mal, los descuentos se dan sobre una base equivocada y el producto que se cree el más rentable puede ser el que menos deja.
Lo que hace el módulo es cerrar el embarque: se juntan todos los gastos de internación y se prorratean al costo unitario de cada producto que venía en él —por valor, por peso o por volumen, según lo que corresponda a cada gasto—. Lo que queda en inventario es el costo real en bodega, el que sirve para poner precio.
Antes de eso hay un embarque que seguir: pedido al exterior, confirmación, salida, llegada, póliza y documentos, con la mercadería en tránsito contada aparte de la existencia. Al cerrar, la entrada va al mismo control de inventarios que lleva la bodega, con lote y vencimiento si el producto lo necesita.
| Pedido al exterior | Proveedor, moneda y condiciones |
|---|---|
| Seguimiento del embarque | Estado y fechas, no correos |
| Mercadería en tránsito | Contada aparte de la bodega |
| Documentos | Factura, póliza y respaldos juntos |
| Gastos de internación | Flete, seguro, impuestos, almacenaje |
| Prorrateo | Por valor, por peso o por volumen |
| Costo real en bodega | El que sirve para fijar precio |
| Varias monedas | Con el tipo de cambio del embarque |
| Cierre del embarque | La entrada queda costeada |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero la auditoría, sobre un embarque real
El prorrateo no se diseña en abstracto. Tomamos un embarque ya cerrado y lo rearmamos con sus papeles.
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01
Auditoría de procesos
Qué gastos entran en cada embarque, en qué papel llegan, quién los recibe y cómo se reparten hoy. Con compras, con bodega y con contabilidad, porque los tres tienen una versión del costo.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si importas de un solo origen y en una sola moneda, el módulo es más corto y baja el precio.
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03
Un embarque primero
Se costea un embarque real en el sistema y se compara contra el número que tiene contabilidad. Si no coincide, se corrige el criterio antes de seguir con los demás.
El tratamiento contable y tributario de cada gasto de internación lo confirma tu contador, y el criterio de prorrateo queda parametrizable: el sistema calcula con la regla que él defina, no con una que traigamos nosotros. Cuéntanos qué importas
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Cómo se reparte cada gasto? No todos van igual: el flete suele ir por peso o por volumen y los impuestos por valor. Pregunta si el criterio se elige por tipo de gasto y no uno solo para todo. Y que el pedido al exterior salga de la misma Compras y proveedores, para no terminar con dos catálogos de proveedores.
¿Qué pasa con el gasto que llega después de vender? Es el caso normal: la factura del agente aduanal aparece cuando ya vendiste la mitad del embarque. El sistema tiene que poder recostear hacia atrás y dejar el ajuste registrado con su motivo, porque si no el Control de inventarios se queda con un costo que después nadie puede explicar.
¿Dónde viven los papeles del embarque? La póliza, la factura del proveedor, el conocimiento de embarque y los gastos sueltos tienen que quedar pegados al embarque, no en una carpeta compartida con el nombre del mes. Si además entran leídos con Lectura de facturas, el gasto se clasifica cuando llega en lugar de esperar al cierre.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre importaciones
¿Qué es el costo de internación?
Todo lo que hay que pagar para que el producto esté en tu bodega, además de lo que le pagas al proveedor: flete, seguro, impuestos de importación, honorarios, almacenaje, demoras y el transporte interno. Repartido entre los productos del embarque, es el costo que sirve para fijar precio y para medir margen.
¿Cómo se prorratean los gastos?
Por valor, por peso o por volumen, y el criterio se elige por tipo de gasto porque no todos se comportan igual. Lo que corresponde a tu operación se define en la auditoría junto con tu contador, y queda parametrizable para cambiarlo sin tocar el código.
¿Y si un gasto llega después de cerrar el embarque?
Se puede cargar al embarque y recostear, y el ajuste queda registrado con su fecha, su monto y su motivo. Es importante preguntarlo antes de contratar, porque pasa en casi todos los embarques y un sistema que no lo permite obliga a llevar el costo real en una hoja aparte.
¿Maneja varias monedas?
Sí. El pedido puede ir en la moneda del proveedor y los gastos locales en quetzales, con el tipo de cambio que corresponda a cada embarque. Qué tipo de cambio usar para efectos contables lo confirma tu contador; el sistema deja ese dato parametrizable.
¿Cuenta la mercadería en tránsito?
Sí, y aparte de la existencia de bodega, que es lo correcto: es tu producto, ya lo pagaste o lo debes, pero todavía no está para vender. Mezclar tránsito con existencia es una de las causas más comunes de que ventas prometa lo que bodega no tiene.
¿Guarda la póliza y los documentos?
Sí, enlazados al embarque: la factura del proveedor, la póliza, el conocimiento de embarque y las facturas de los gastos. Así cuando alguien pregunta por un costo, el respaldo está en el mismo lugar que el número. Qué documentos hay que conservar y por cuánto tiempo lo confirma tu contador.
¿Sirve si importo poco?
Sirve si el costo de internación es una parte significativa de tu costo, aunque importes pocas veces al año. Con dos o tres embarques grandes el módulo ya cambia la forma de fijar precio. Si importas un contenedor cada tanto y de un solo producto, se construye la versión corta y baja el precio.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: un origen y una moneda no es el mismo trabajo que varios proveedores, varias monedas y gastos que llegan en tres tandas. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
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