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Módulo de cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar con el saldo y la antigüedad al día
Cuánto te deben, desde cuándo y quién lo está gestionando. Antigüedad de saldos, límite de crédito, pagos parciales aplicados al documento y recordatorios de cobro que salen solos.
Qué resuelve
El problema no es cuánto te deben: es desde cuándo
Casi toda empresa sabe cuánto le deben. Lo que pocas tienen a mano es desde cuándo, y ese dato es el que decide qué se cobra primero. Un saldo total en una hoja de cálculo no dice nada: cien mil al día y cien mil con noventa días encima son dos situaciones distintas.
El módulo sirve si cada factura vive con su fecha, su vencimiento y sus pagos aplicados encima. De ahí sale el reporte que de verdad importa: cuánto hay vencido y desde cuándo, por tramos de días y por cliente. Lo demás —el estado de cuenta, la llamada, el bloqueo— se decide mirando eso.
La pieza que más rápido se nota es el recordatorio automático de cobro. El sistema le avisa al cliente por WhatsApp o por correo antes del vencimiento y después, sin que nadie tenga que acordarse. Deja de depender de que la persona de cobros tenga tiempo esa semana.
El saldo tiene que nacer del documento, no capturarse aparte: la factura que se emite con FEL crea la cuenta por cobrar y la nota de crédito la baja. Si el mismo dato se teclea dos veces, en algún cierre los dos números dejan de coincidir.
| Saldo por cliente | Documento por documento |
|---|---|
| Antigüedad de saldos | Por tramos de días vencidos |
| Límite de crédito | Con bloqueo por mora |
| Aplicación de pagos | Parciales y a varias facturas |
| Notas de crédito | Devoluciones, descuentos y ajustes |
| Recordatorios de cobro | WhatsApp o correo, automáticos |
| Gestión del cobrador | Visita, compromiso y resultado |
| Estado de cuenta | Enviado desde el sistema |
| Facturación | El documento crea la cuenta |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero la auditoría, después el código
Cobrar es un proceso con gente adentro: quién autoriza el crédito, quién llama, quién recibe el cheque. Vamos a verlo antes de cotizar.
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01
Auditoría de procesos
Cómo se otorga el crédito y quién lo autoriza, cómo se registran los pagos, qué pasa cuando un cliente se atrasa y qué reporte usa gerencia hoy. Con el encargado de cobros, no solo con gerencia.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no manejas cobradores en ruta, se saca y baja el precio.
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03
Carga de saldos
Los saldos abiertos se cargan factura por factura, con su fecha real de emisión, y el total se cuadra contra la contabilidad antes de arrancar. Cargar solo el saldo global deja la antigüedad inservible.
Cómo se presenta el saldo por cobrar en la contabilidad y qué aplica al declararlo lo confirma tu contador, y el sistema deja esos datos parametrizables. Nosotros ponemos la parte técnica. Cuéntanos cómo cobran hoy
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Puedo ver la antigüedad de saldos de una fecha anterior? Si el sistema solo guarda el saldo de hoy, no hay forma de explicar en qué estado estaba la cartera al cierre del mes pasado. Cada pago y cada nota de crédito tienen que quedar con su fecha, su usuario y el documento al que se aplicaron.
¿De dónde nace la cuenta por cobrar? Tiene que nacer del documento. Cuando la factura sale de Facturación electrónica FEL, la cuenta se crea sola y el contrato o el pagaré quedan en el expediente del cliente junto con ella, si además se lleva Gestión documental.
¿El cobrador puede trabajar desde el celular? Quien sale a la calle necesita ver el saldo del cliente, registrar el pago y dejar el compromiso de pago en el momento, con el mismo criterio que Vendedores en ruta. Si eso se anota en una libreta, el sistema va siempre un día atrás.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre cuentas por cobrar
¿Qué reporte sale primero?
La antigüedad de saldos: cuánto hay vencido, desde cuándo y de quién, por tramos de días. Es el reporte que de verdad importa y el que casi nunca está a mano en una hoja de cálculo. De ahí salen las decisiones de cobro y los bloqueos.
¿Manda los recordatorios de cobro solo?
Sí, y es de lo que más rápido se nota: el aviso sale antes del vencimiento y después, por WhatsApp o por correo, sin que nadie se acuerde de mandarlo. El texto y los días los defines tú. El canal de WhatsApp lo revisamos en la auditoría, porque depende del número y del proveedor que uses.
¿Puede bloquear a un cliente con mora?
Sí. Cada cliente tiene su límite de crédito y sus días de plazo, y el sistema avisa o bloquea la venta cuando se pasa. El desbloqueo queda en manos de quien tenga ese rol y se registra, para que la excepción sea una decisión y no una costumbre.
¿Cómo aplica un pago que cubre varias facturas?
Se aplica al documento, no al saldo global: un pago puede cubrir varias facturas y una factura puede recibir varios pagos parciales. Eso es lo que mantiene la antigüedad correcta. Los anticipos y los saldos a favor quedan identificados hasta que se aplican.
¿Maneja notas de crédito?
Sí, con su motivo: devolución, descuento o corrección. La nota baja el saldo del documento al que corresponde y queda rastreable, con usuario y fecha. Cómo se refleja eso en la contabilidad y en lo que se declara lo confirma tu contador.
¿Sirve para el cobrador que sale a la calle?
Sí. El sistema corre en el navegador, así que el cobrador entra desde el celular, ve el saldo y la antigüedad del cliente, registra el pago o el compromiso de pago y la oficina lo ve de inmediato. Si manejas ruta de cobro, se arma junto con el módulo de vendedores en ruta.
¿Puedo cargar los saldos que llevo en Excel?
Sí, y conviene hacerlo con la fecha real de cada factura, no solo con el total. Se importan los documentos abiertos, se cuadra el total contra la contabilidad y se arranca con la antigüedad correcta desde el primer día.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: una empresa que vende de contado con unos cuantos clientes a crédito y una distribuidora con cobradores en ruta no son el mismo trabajo. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.