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Módulo de activos fijos
Activos fijos con responsable, ubicación y depreciación
Cada activo con su código, su responsable y dónde está. Altas, traslados y bajas registrados cuando pasan, depreciación con el método que usa tu contabilidad y una toma física que se hace con lector o con el celular.
Qué resuelve
La lista del contador y la de la realidad no dicen lo mismo
En casi toda empresa hay dos listas de activos y no coinciden. La del contador lleva el costo y la depreciación. La de la realidad es donde la computadora que figura a nombre de un empleado la usa otro desde hace dos años, y donde el escritorio que se desechó sigue depreciándose.
El módulo sirve si cierra esa brecha. Cada activo con su código pegado, su responsable, su ubicación y su estado; y cada movimiento registrado cuando pasa: el alta desde la factura de compra, el traslado entre áreas, personas o sucursales, y la baja por venta, desecho o pérdida, con quién la autorizó.
La depreciación se corre con el método y la vida útil que use la contabilidad, por tipo de activo, no con un criterio distinto en cada ficha. El sistema la calcula por período y deja el movimiento listo para conciliar. Los métodos, los porcentajes y la vida útil que aplican a tu empresa los confirma tu contador.
Lo que vuelve confiable la lista es la toma física: se recorre con lector o con el celular, se marca lo encontrado y lo que falta queda como faltante, con responsable y fecha. Y para el activo que requiere servicio, el enlace con las órdenes de trabajo deja el historial de mantenimiento en la misma ficha.
| Ficha del activo | Código, serie, costo y documentos |
|---|---|
| Responsable y ubicación | Quién lo tiene y dónde está |
| Altas | Desde la factura de compra |
| Traslados | Entre áreas, personas y sucursales |
| Bajas | Venta, desecho o pérdida, autorizadas |
| Depreciación | Método y vida útil de tu contabilidad |
| Toma física | Con lector o con el celular |
| Conciliación contable | El sistema contra el libro |
| Mantenimiento | Para el activo que lo necesita |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero la auditoría, después el código
Lo que define el alcance no es cuántos activos hay: es cómo están codificados, quién responde por ellos y cómo se deprecian hoy.
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01
Auditoría de procesos
Cómo está codificado el activo, qué dice el libro contable, qué método y vida útil usa el contador y cómo se hace la toma física hoy. Con contabilidad y con quien tiene los activos en la mano.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no necesitas mantenimiento ni lector de código, se saca y baja el precio.
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03
Carga y primera toma física
Se carga el padrón con su costo y su depreciación acumulada, se corre una toma física de control y se concilia contra la contabilidad antes de arrancar. Arrancar sin conciliar deja el mismo problema, solo en pantalla.
Los métodos de depreciación, los porcentajes y la vida útil que aplican a tu empresa los confirma tu contador, y el sistema los deja parametrizables por tipo de activo. Nosotros ponemos la parte técnica. Cuéntanos cómo controlan sus activos
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Puedo saber quién tenía el activo hace un año? Si el sistema solo guarda el responsable actual, cuando algo se pierda no hay a qué volver. El historial de traslados, con fecha y autorización, es lo que hace que la responsabilidad exista; y la factura y la póliza del activo conviene tenerlas en el expediente de Gestión documental.
¿La depreciación cuadra con la contabilidad o se calcula aparte? Es la prueba de si el módulo sirve. Si el contador vuelve a hacer el cálculo en su hoja, el sistema es una lista de cosas, no un control de activos. Tiene que correr con el método de la contabilidad y conciliar contra el libro.
¿Cómo se hace la toma física sin parar la operación? Nadie cierra una oficina tres días para contar escritorios. Se recorre por área con lector o con el celular, con el mismo criterio de los conteos cíclicos de Control de inventarios, que es lo que hace que el conteo de verdad ocurra.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre activos fijos
¿Qué diferencia hay con el control de inventarios?
El inventario es lo que se compra para vender o consumir y se mueve todo el tiempo; el activo fijo es lo que se queda y se deprecia: vehículos, maquinaria, mobiliario, equipo de cómputo. Son módulos distintos y se pueden construir juntos o por separado, según lo que necesites primero.
¿Calcula la depreciación?
Sí, por período y por tipo de activo, con el método y la vida útil que use tu contabilidad. Lo que no hacemos es decidir esas reglas: los métodos, los porcentajes y la vida útil que aplican a tu empresa los confirma tu contador, y en el sistema quedan parametrizados.
¿Se puede hacer la toma física con lector o celular?
Sí. El sistema corre en el navegador, así que el recorrido se hace desde un celular o una tableta, con lector de código de barras o de QR si lo tienes. Lo encontrado se marca en el momento y lo que falta queda como faltante, con responsable.
¿Cómo se concilia contra la contabilidad?
El sistema entrega el saldo por tipo de activo y el movimiento del período —altas, bajas y depreciación— para comparar contra el libro. La diferencia se persigue por activo, no por total, que es lo que permite encontrarla. La primera conciliación se hace antes de arrancar.
¿Maneja traslados entre sucursales y responsables?
Sí, y queda el historial completo: de quién a quién, de dónde a dónde, con fecha y autorización. Es el movimiento que más se omite en la práctica y el que después hace imposible saber dónde está algo.
¿Puedo guardar la factura y la póliza del activo?
Sí, en la ficha del activo, junto con la garantía y las fotos. Es la forma de no buscar el papel el día de un reclamo al seguro o de una auditoría. Si manejas muchos documentos con vencimiento, conviene construirlo junto con el módulo de gestión documental.
¿Se conecta con mantenimiento?
Sí, para los activos que lo necesitan: la orden de trabajo se levanta sobre el activo y su historial de servicio queda en la misma ficha. Vehículos y maquinaria son el caso típico, porque su mantenimiento se programa por kilómetros u horas de uso.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: una empresa con equipo de cómputo y mobiliario y otra con flota y maquinaria no son el mismo trabajo. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
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