Saltar al contenido
Sector transporte y logística
ERP para transporte, armado sobre tus viajes
Cada viaje con su ruta, su tarifa, su unidad y su piloto, y debajo el combustible, el mantenimiento y los peajes que de verdad costó. Para saber qué ruta deja y qué unidad se come la utilidad.
Qué resuelve
La tarifa se cobra completa, el costo del viaje se adivina
En transporte la facturación suele estar resuelta: hay tarifa por ruta y se cobra. Lo que no está resuelto es el otro lado. Cuánto combustible se fue en ese viaje, cuánto llevaba la unidad desde su último servicio, cuánto se pagó de peajes y viáticos, y si esa ruta dejó algo.
Un sistema para transportistas pone el viaje en el centro, porque es la unidad que se cobra y la unidad que cuesta. El viaje tiene su ruta, su cliente, su tarifa, su unidad y su piloto asignados. Todo gasto se carga ahí: combustible, peajes, viáticos, fletes de terceros cuando se subcontrata.
El combustible es el gasto que más se pierde. Cada carga se registra con galones, monto y kilometraje del odómetro, y de ahí sale el rendimiento por unidad y por ruta. Cuando una unidad se sale de su promedio histórico, se ve en el reporte, no en la factura de fin de mes.
El mantenimiento se programa por kilometraje recorrido, no por calendario: el sistema avisa cuando la unidad llega al kilometraje de su próximo servicio. Y los documentos —tarjeta de circulación, seguro, licencia del piloto— llevan su fecha de vencimiento con aviso, para que no sea el piloto detenido en la carretera el que te lo recuerde.
Se construye sobre cómo opera tu flota, no sobre un ERP genérico al que haya que adaptarse. Y se empieza por unas cuantas unidades, no por todas.
| Viajes y servicios | Con su ruta y su tarifa |
|---|---|
| Tarifario | Por cliente, ruta y tipo de carga |
| Asignación | Unidad y piloto por viaje |
| Combustible | Galones, monto y rendimiento |
| Kilometraje | Por unidad y por viaje |
| Mantenimiento | Programado por kilometraje |
| Documentos del vehículo | Con aviso de vencimiento |
| Documentos del piloto | Licencia y vigencias |
| Prueba de entrega | Foto y firma del receptor |
| Costo por viaje y por unidad | Contra lo facturado |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
La auditoría se hace en el patio y con el piloto
No cotizamos un sistema de transporte sin ver cómo se despacha un viaje y cómo regresa el papel de ese viaje a la oficina.
-
01
Auditoría de procesos
Cómo entra el servicio, quién asigna la unidad, cómo se liquida el viático, cómo se registra una carga de combustible y qué comprobante de entrega te pide cada cliente. Con el despachador y con el piloto, no solo con gerencia.
-
02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no subcontratás fletes de terceros, se saca y baja el precio.
-
03
Unas cuantas unidades primero
Arranca con un grupo de unidades y una ruta, en paralelo con lo que usás hoy. Cuando el costo de esos viajes cuadra, entra el resto de la flota.
El sistema corre en el navegador del celular, así que el piloto registra la entrega y la carga de combustible desde la carretera, sin instalar nada. Cuéntanos cómo opera tu flota
Módulos
Qué módulos aplican en una empresa de transporte
Órdenes de trabajo — el taller de la flota trabaja por orden: servicio programado por kilometraje, repuesto usado y horas de mecánico, con el costo cargado a la unidad.
Control de inventarios — llantas, aceites y repuestos son inventario con salida contra una unidad, que es la única forma de saber cuánto consume cada camión al año.
Planillas y recursos humanos — pilotos y ayudantes con pago por viaje o por ruta, viáticos liquidados y control de licencias vigentes. Las fórmulas de prestaciones e IGSS las confirma tu contador.
Facturación electrónica FEL — facturación del servicio con tu certificador, enlazada al viaje y a la prueba de entrega que el cliente pide como respaldo.
Lectura de facturas — las facturas de combustible, talleres y repuestos son el papel que más se acumula en una flota; entran leídas y clasificadas por unidad.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan los transportistas
¿Sirve para carga, para encomienda o para pasajeros?
La estructura de viaje, unidad, piloto y costo es la misma en los tres. Lo que cambia es qué se cobra y qué respaldo pide el cliente. En la auditoría se define si el viaje es de carga completa, consolidado, encomienda o servicio de personal.
¿Cómo se controla el combustible?
Cada carga se registra con galones, monto y kilometraje del odómetro, por unidad y por piloto. Con eso sale el rendimiento de cada unidad y se puede comparar contra su propio promedio y contra el de la flota. Cuando el proveedor da consumo con tarjeta, esos datos se pueden cargar al sistema.
¿El mantenimiento se programa por fecha o por kilometraje?
Por kilometraje, que es como se desgasta un vehículo, y también por fecha cuando el servicio lo exige así. El sistema avisa antes de llegar al kilometraje del próximo servicio para que la unidad no entre al taller en medio de un viaje.
¿Avisa cuando se vence un documento del vehículo o del piloto?
Sí. Tarjeta de circulación, seguro, revisión, licencia y vigencias del piloto se guardan con su fecha de vencimiento y su aviso. Qué documentos controlás y con cuánta anticipación querés el aviso se define contigo.
¿Puedo probar que la entrega se hizo?
Sí. El piloto registra la entrega en el celular con foto, firma del receptor y hora, y eso queda enlazado al viaje. Es el respaldo que sirve cuando un cliente reclama una entrega o una factura.
¿Funciona si el piloto no tiene señal en la ruta?
Las capturas de campo —entrega, foto, firma, carga de combustible— pueden guardarse en el teléfono y sincronizar cuando vuelva la señal. Qué partes necesitan trabajar sin conexión se define en la auditoría.
¿Se puede saber si una ruta deja o no deja?
Esa es la razón de cargar todo al viaje. Contra la tarifa facturada se restan combustible, peajes, viáticos, mantenimiento prorrateado y el flete de terceros si se subcontrató. El resultado se ve por viaje, por ruta, por unidad y por cliente.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría de procesos. Lo que mueve el precio es cuántos frentes entran —combustible, taller, documentos, prueba de entrega—, no cuántas unidades tengas en la flota. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.