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Caso de IA
Una base de conocimiento que cita de dónde sacó la respuesta
El personal pregunta en lenguaje normal y el buscador responde con los documentos de la empresa, diciendo de cuál salió. Si no lo encuentra, lo dice en lugar de inventar.
Qué resuelve
El conocimiento está escrito; el problema es encontrarlo
En casi toda empresa con algunos años encima el conocimiento sí está escrito: manuales, políticas, contratos tipo, fichas técnicas, instructivos, el historial de casos que soporte fue resolviendo. El problema es que está repartido en carpetas, correos y versiones, y que la forma más rápida de encontrarlo es preguntarle a la persona que lleva más tiempo. Eso funciona hasta que esa persona está ocupada, de vacaciones o ya no trabaja ahí.
Lo que hace este caso es poner un buscador encima de esos documentos, al que se le pregunta en lenguaje normal —«¿cuántos días de anticipo hay que pedir una vacación?», «¿qué torque lleva ese modelo?», «¿qué dice la cláusula de penalidad del contrato de servicio?»— y que responde con lo que está escrito. Tres situaciones donde se nota: que alguien nuevo encuentre el procedimiento sin tener que preguntar, que soporte encuentre la ficha técnica correcta mientras el cliente espera, y que administración encuentre la cláusula de un contrato sin abrir cuarenta archivos.
Las dos reglas que hacen que esto sea usable, y que no son un detalle técnico: responde solo con lo que está en los documentos de la empresa y cita la fuente; si no lo encuentra, lo dice. La cita es lo importante, porque permite abrir el documento y verificar antes de actuar. Un buscador que da una respuesta segura sin decir de dónde salió es peor que no tener nada, porque la gente le va a creer.
La segunda regla: respeta los permisos de cada persona. Nadie ve por el buscador lo que no puede ver en la carpeta. Eso se dice porque es el error clásico de estos proyectos: se indexa todo junto y de repente un practicante pregunta algo y le sale la planilla o el contrato de un socio. Los permisos salen de los que ya tienes en Gestión documental, y cada consulta se resuelve con el alcance de quien pregunta. Si además quieres que responda a clientes por fuera, eso es otro caso y está en Agente en WhatsApp.
| Responder con tus documentos | Sí, y solo con ellos |
|---|---|
| Citar el documento de origen | Siempre, con el enlace |
| Cuando no lo encuentra | Lo dice. No rellena |
| Permisos por persona | Sí, los mismos de la carpeta |
| Manuales y políticas | Sí |
| Fichas técnicas y contratos tipo | Sí |
| Historial de casos de soporte | Sí, si está escrito |
| Registro de lo que se pregunta | Sí, para ver qué falta documentar |
| Responder con información de internet | No |
| Inventar cuando no hay documento | No. Dice que no lo encontró |
| Decidir o autorizar algo | No. Informa, no aprueba |
| Documentación vieja o sin dueño | No sirve. Primero se depura |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero los documentos, que es la parte que nadie quiere hacer
El buscador es la parte fácil. La difícil es decidir qué documento está vigente, cuál se archiva y quién lo mantiene.
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01
Inventario de documentación
Qué hay, dónde está, qué versión manda y qué está obsoleto. Con la gente de cada área, porque solo ellos saben cuál de los tres manuales es el que se usa. De aquí sale la lista de lo que entra y lo que se depura antes.
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02
Propuesta por escrito
Qué áreas y qué documentos entran, cómo se mapean los permisos y quién es el responsable de cada conjunto. Alcance, plazo y precio antes de cobrar.
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03
Arranque por un área
Se empieza por un área con documentación en orden —soporte técnico o recursos humanos suelen serlo— y con un grupo de personas usándolo. Lo que se pregunta y no se encuentra se convierte en la lista de lo que falta escribir.
Cada conjunto de documentos tiene un responsable con nombre, que es quien confirma qué versión está vigente. El buscador no puede saber que una política cambió el mes pasado si nadie subió la nueva: va a citar la vieja, con toda seguridad y con el enlace. Por eso el dueño del documento es parte del diseño y no un detalle administrativo. Cuéntanos qué documentación tienes
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Cita la fuente de cada respuesta? Si no la cita, no se puede verificar, y tarde o temprano alguien va a tomar una decisión con una respuesta inventada. Cada respuesta tiene que traer el documento, y ojalá la parte del documento, para abrirlo y leerlo.
¿Qué hace cuando no encuentra nada? La respuesta correcta es «dice que no lo encontró». La incorrecta es cualquier cosa que suene bien. Un buscador interno que completa huecos con texto plausible es un riesgo, no una comodidad.
¿Cómo maneja los permisos? Tiene que resolver cada consulta con el alcance de quien pregunta, no indexar todo junto y filtrar después. Preguntalo así de concreto: si un practicante pregunta por sueldos, ¿qué pasa? La respuesta correcta es que no le aparece nada, igual que en la carpeta.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre la base de conocimiento
¿Qué hace falta para empezar?
Documentos que existan, estén vigentes y tengan un responsable. No hace falta que estén perfectos ni en un formato especial, pero sí que alguien pueda decir cuál de las tres versiones del manual es la que manda. Si la documentación está desactualizada o nadie la mantiene, el primer trabajo es depurarla, y eso lo hace tu gente con nuestra guía. Montar el buscador antes solo multiplica el problema.
¿Qué pasa cuando se equivoca?
El error típico no es que invente, porque está configurado para responder solo con tus documentos y para decir que no encontró. El error típico es que cite un documento viejo con total seguridad, y eso se corrige en la documentación, no en el buscador. Como cada respuesta trae su fuente, quien pregunta puede abrirla y verificar, y el responsable del documento recibe el aviso para actualizarlo.
¿Puede responder con información de internet?
No, y se configura expresamente para que no. Responde con los documentos de la empresa y nada más; si la pregunta se sale de ahí, dice que no lo encontró. Esa frontera es justamente lo que lo hace confiable para uso interno, aunque lo haga parecer menos impresionante en una demostración.
¿Cómo respeta los permisos?
Cada consulta se resuelve con el alcance de la persona que pregunta, usando los permisos que ya existen sobre las carpetas y los documentos. Nadie ve por el buscador lo que no puede ver en la carpeta, y si no tiene acceso, el documento ni aparece en la respuesta. Los accesos quedan registrados.
¿Qué formatos de documento acepta?
Los habituales de una empresa: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y archivos en formato de documento portátil. Los escaneados también, aunque ahí el resultado depende de la calidad del escaneo y conviene probarlo con los tuyos antes de contar con ellos.
¿Sirve para que alguien nuevo aprenda el puesto?
Es uno de los usos donde más se nota, porque alguien nuevo no sabe a quién preguntar ni cómo se llama lo que busca. Con el buscador encuentra el procedimiento y, sobre todo, lo encuentra sin interrumpir a tres personas. Lo que no reemplaza es el acompañamiento: hay cosas que no están escritas, y el registro de preguntas sin respuesta sirve justo para ir escribiéndolas.
¿Dónde quedan nuestros documentos?
Se define antes de empezar y queda por escrito en la propuesta: dónde se procesan, dónde se indexan y quién tiene acceso. Si tu empresa necesita que nada salga de su propia infraestructura, se construye así, aunque eso limite las opciones técnicas. En contratos y documentación sensible suele ser la decisión correcta.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría. Lo que mueve el precio es cuánta documentación entra, en qué estado está y qué tan fino tiene que ser el manejo de permisos, no cuántas personas la usen. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.