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Sector educación
Sistema para colegios, empezando por la cobranza
Inscripción, colegiaturas, mora y estado de cuenta por alumno en un solo lugar, con los avisos a los padres saliendo del mismo dato y no de una lista aparte que alguien tiene que mantener.
Qué resuelve
En un colegio el problema no son las notas, es la mora
Casi todo colegio tiene resuelto de alguna forma el registro de notas. Lo que no suele estar resuelto es saber, un martes cualquiera de septiembre, cuántos alumnos van atrasados, de cuánto es el saldo, desde qué mes y a qué familia hay que escribirle. Esa respuesta vive repartida entre el Excel de contabilidad, los recibos de caja y la memoria de la secretaria.
Un sistema para colegios ordena eso alrededor del alumno y de su estado de cuenta. Se inscribe o se reinscribe, se le asignan los cargos del año —colegiatura por mes, inscripción, cuotas extraordinarias, uniformes, transporte—, y cada pago se aplica contra un cargo concreto. Con eso la mora deja de ser una estimación: es una lista con nombre, grado y saldo.
La comunicación con padres es la otra mitad del trabajo, y conviene que salga del mismo dato: el estado de cuenta, el aviso de pago pendiente, la boleta, la circular del grado y el aviso de ausencia del día. Cuando eso vive en listas de WhatsApp armadas a mano, el padre que cambió de número deja de recibir y nadie se entera hasta que reclama.
Después viene lo académico y lo operativo: notas y boletas con tu esquema de evaluación, no con uno prestado; asistencia tomada por el docente en clase; y biblioteca o transporte si en tu colegio aplican. Se construye sobre cómo trabajan tu secretaría y tus docentes, y se arranca por un nivel, no por los tres.
Los datos de los alumnos son datos de menores. Cada usuario ve solo lo que su rol permite —un docente ve su grado, no la cartera del colegio—, los accesos quedan registrados con usuario y fecha, y el respaldo se hace a diario.
| Inscripción y reinscripción | Con los cargos del año |
|---|---|
| Colegiaturas | Cargos por mes y por concepto |
| Mora | Lista con nombre, grado y saldo |
| Estado de cuenta | Por alumno y por familia |
| Facturación | Enlazada al pago aplicado |
| Notas y boletas | Con tu esquema de evaluación |
| Asistencia | Tomada por el docente en clase |
| Comunicación con padres | Del mismo dato, no de otra lista |
| Biblioteca o transporte | Si en tu colegio aplican |
| Accesos por rol | Y registro de quién vio qué |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
La auditoría se hace en la secretaría
Nunca cotizamos un sistema de colegio sin sentarnos con quien cobra y con quien atiende a los padres. Ahí está el proceso real.
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01
Auditoría de procesos
Cómo se inscribe, qué cargos lleva el año, cómo se recibe un pago, cómo se calcula la mora, quién autoriza un convenio y cómo se avisa a los padres. Con secretaría, con contabilidad y con un docente, no solo con dirección.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no manejas transporte ni biblioteca, se saca y baja el precio.
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03
Un nivel primero
Arranca con primaria o con básicos, en paralelo con lo que usas hoy. Cuando ese nivel cuadra —cartera y notas— entran los demás.
El sistema corre en el navegador, así que el docente toma asistencia y sube notas desde el celular o la tablet y la secretaría ve lo mismo al instante. Cuéntanos cómo cobran hoy
Módulos
Qué módulos aplican en un colegio
Agente en WhatsApp — la pregunta que más llega a un colegio es «¿cuánto debo?». El agente contesta el saldo y el detalle al padre que escribe, a cualquier hora, y le pasa a secretaría solo lo que necesita decisión, como un convenio de pago.
Facturación electrónica FEL — la colegiatura se factura mes a mes y a mucha gente. Con el pago aplicado al cargo, el documento FEL sale de ahí sin recapturar datos. Qué documento corresponde en tu caso lo confirma tu contador.
Planillas y recursos humanos — la planilla de docentes es el gasto más grande del colegio, con su contrato, sus prestaciones y el IGSS. Las fórmulas legales las confirma tu contador; el sistema las aplica y deja el registro.
Control de inventarios — si vendes uniformes, libros o útiles, eso es un inventario con su existencia y su costo, y la venta puede ir al estado de cuenta del alumno en lugar de cobrarse aparte.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan los colegios
¿Por qué no uso mejor un programa gratis?
Si el colegio es pequeño, empezar con algo gratis es sensato: lleva las notas y no cuesta. Lo que conviene saber es qué pasa después. Cuando ese programa deja de actualizarse o desaparece, el histórico de alumnos y la cartera quedan donde quedaron y sacarlos en un formato usable es un trabajo aparte; cuando necesitás algo que no contempla —tu esquema de evaluación, un convenio de pago, una cuota extraordinaria— no hay a quién pedírselo; y la facturación electrónica y el respaldo necesitan a alguien que los mantenga. El sistema a la medida es para cuando el colegio ya no cabe ahí.
¿Cómo ayuda con la mora de colegiaturas?
Porque cada pago se aplica contra un cargo concreto, la mora deja de ser un cálculo aparte: es una lista con nombre, grado, desde qué mes y cuánto. Sobre esa lista se trabaja la cobranza y se mandan los avisos. No prometemos que la mora baje un porcentaje; lo que cambia es que se sabe exactamente a quién hay que escribirle.
¿Se adapta a nuestro esquema de evaluación?
Sí, y es de lo primero que se modela. Zonas, bimestres o unidades, ponderaciones por actividad, nota mínima y recuperaciones se definen según tu reglamento. La boleta sale con tu formato, no con uno prestado.
¿Los padres pueden ver el estado de cuenta y las notas?
Sí, con un acceso propio donde ven solo a sus hijos: saldo, cargos, pagos, boleta y asistencia. Eso baja mucho el trabajo de secretaría, porque la mayoría de las llamadas son para preguntar justo eso.
¿Quién puede ver los datos de un alumno?
Solo quien su rol permita. Un docente ve su grado y sus cursos; secretaría ve el expediente administrativo; la cartera del colegio la ve quien dirección autorice. Cada acceso queda registrado con usuario y fecha y los respaldos son diarios. Qué obligaciones legales tenés sobre datos de menores lo define tu asesor, no el sistema.
¿Sirve para control de asistencia escolar?
Sí. El docente la toma en clase desde el celular o la tablet y queda del lado del alumno, así que la ausencia se puede avisar al padre el mismo día. Si quieres marcar entrada con carné o huella, se revisa en la auditoría qué equipo tienes y si vale la pena conectarlo.
¿Se puede migrar lo que ya tenemos?
Casi siempre sí: alumnos, grados, encargados, saldos y el histórico de notas si está estructurado. Lo que está en hojas con formato libre hay que ordenarlo antes. En la auditoría revisamos qué se puede exportar de lo que usas hoy antes de prometer una migración.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría de procesos. Lo que mueve el precio es cuántos frentes entran —cobranza, académico, asistencia, portal de padres— y no cuántos alumnos tengas. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.