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Caso de IA
Conciliación bancaria asistida, con las excepciones aparte
El estado de cuenta entra y el sistema propone qué movimiento corresponde a cada uno, marca lo que no cuadra y deja una cola de excepciones. Nada se aplica sin que alguien lo apruebe.
Qué resuelve
Lo mecánico lo cruza el sistema; el valor está en las excepciones
Conciliar es comparar dos listas: lo que dice el banco y lo que dice tu sistema. La mayor parte de los movimientos se emparejan solos por monto y fecha, y eso es trabajo que nadie debería estar haciendo a mano con dos pantallas abiertas. El sistema cruza el estado de cuenta contra los movimientos registrados, propone los pares y deja a la vista lo que emparejó y por qué.
Lo que no cuadra no se fuerza: se marca y se manda a una cola de excepciones, con el movimiento del banco a un lado y los candidatos del sistema al otro, para que alguien decida en un clic en lugar de buscar en un cuaderno. Esa cola es la página de trabajo real, y es donde se nota si el sistema está bien hecho.
Y conviene decir qué es lo difícil, porque es lo que ninguna demostración muestra. Los depósitos que agrupan varias facturas: un cliente paga cuatro facturas con un solo depósito y hay que repartirlo, a veces con una retención o una diferencia de centavos en medio. Las transferencias sin referencia, que llegan con una glosa del banco que no dice nada. Y los nombres que no coinciden: paga el esposo, paga la empresa del cliente con otra razón social, paga un tercero. El sistema puede proponer con buen criterio y aprender de lo que se le corrige, pero esos casos se encolan para que los vea una persona. Prometer que eso se resuelve solo es como se pierde la confianza en el primer cierre.
El cruce se alimenta de lo que ya está en Caja y bancos y de la cartera de Contabilidad; si además las facturas de proveedor entran escaneadas, se combina con Lectura de facturas. Lo que el fisco exija y el formato del cierre lo confirma tu contador: el sistema se adapta a lo que él diga, no al revés.
| Cruce del estado de cuenta | Sí, contra lo registrado |
|---|---|
| Propuesta de pares | Sí, con el motivo a la vista |
| Marcado de lo que no cuadra | Sí |
| Cola de excepciones | Sí, con los candidatos al lado |
| Depósito con varias facturas | Se propone el reparto; lo aprueba una persona |
| Transferencia sin referencia | A la cola. No se adivina |
| Nombre que no coincide | A la cola, con los candidatos |
| Aprende de las correcciones | Sí, para ese cliente y ese banco |
| Aplicar sin revisión | No. Nunca |
| Cerrar el mes solo | No. El cierre lo aprueba el contador |
| Decidir el tratamiento fiscal | No. Eso lo define tu contador |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Con un estado de cuenta tuyo, no con una demostración
Esto se puede medir antes de contratar nada: con un mes real, de tus bancos y de tus clientes.
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01
Prueba con un mes real
Nos pasas el estado de cuenta de un mes y el detalle de lo registrado, y se corre el cruce. Sale cuántos movimientos emparejan limpios, cuántos quedan en excepción y de qué tipo son. Ese número decide si el proyecto vale la pena.
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02
Propuesta por escrito
Qué bancos y qué cuentas entran, cómo llega el estado de cuenta y quién aprueba. Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si tus movimientos son pocos y simples, lo decimos.
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03
Arranque por una cuenta
Se empieza por un banco y una cuenta, con la conciliación manual corriendo al lado durante un cierre. Se amplía cuando el contador confía en lo que ve.
Nada se aplica solo: el sistema propone y la propuesta la aprueba quien lleva la caja o el contador, según cómo esté organizada tu empresa. Queda registrado quién aprobó cada par y cuándo, que es lo que hace auditable el cierre. Pasanos un estado de cuenta y lo medimos
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Qué hace con el depósito que paga varias facturas? Es el caso que más aparece y el que separa una herramienta útil de una demostración. La respuesta correcta es que propone un reparto, lo muestra y espera que alguien lo apruebe, no que lo resuelve solo.
¿Puedo ver por qué emparejó cada cosa? Si el sistema no explica en qué se basó —monto, fecha, referencia, nombre—, no se puede auditar ni corregir, y en el primer cierre con una diferencia vas a desconfiar de todo. Cada par propuesto tiene que mostrar su motivo.
¿Queda registro de quién aprobó qué? El cierre tiene que poder revisarse después: qué se conció, quién lo aprobó y cuándo. Sin esa bitácora la automatización te quita trabajo y te quita el respaldo, que es un mal cambio.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre conciliación bancaria
¿Qué hace falta para empezar?
Dos cosas: que el banco te entregue el estado de cuenta en un archivo que se pueda leer, y que los movimientos de tu empresa estén registrados en sistema con su fecha y su monto. Si la caja se lleva en una hoja de cálculo que se rehace cada mes, el primer paso es el módulo de caja y bancos, no la conciliación. Con un mes real sobre la mesa se ve enseguida cuál de los dos casos es el tuyo.
¿Qué pasa cuando se equivoca?
Como nada se aplica sin aprobación, un error propuesto es un par que alguien rechaza en la cola, no un asiento mal hecho. Esa corrección queda guardada y el sistema deja de proponer lo mismo para ese cliente y ese banco. No damos un porcentaje de acierto porque depende de tus movimientos: lo medimos con un mes tuyo antes de cotizar, y si el resultado no justifica el proyecto lo decimos.
¿Y los depósitos que pagan varias facturas a la vez?
Es el caso más común y el más laborioso. El sistema propone cómo se reparte el depósito entre las facturas que calzan, incluso cuando hay una diferencia de centavos o una retención en medio, y lo deja marcado para aprobar. Lo que no hace es aplicarlo por su cuenta: ese reparto afecta la cartera del cliente y lo aprueba una persona.
¿Qué pasa con las transferencias sin referencia?
Van a la cola de excepciones, con los candidatos más probables al lado para elegir. No se adivina y no se asigna al cliente que mejor calce por monto, porque ese error se descubre semanas después y cuesta más que haberlo dejado pendiente. Con el tiempo, si una cuenta de origen siempre resultó ser el mismo cliente, el sistema lo propone con más confianza.
¿Y si el nombre del que paga no es el del cliente?
Pasa todo el tiempo: paga un familiar, paga la empresa con otra razón social, paga un tercero por encargo. El sistema guarda esas equivalencias cuando alguien las confirma una vez, así que el mismo caso deja de ser excepción el mes siguiente. La primera vez, sin embargo, la decide una persona.
¿Se conecta directo con el banco?
Depende del banco y del servicio que tengas contratado con él. Donde hay una forma oficial de descargar o recibir el movimiento, se usa; donde no, se trabaja con el archivo que el banco entrega y la carga puede quedar programada. En la auditoría revisamos banco por banco qué aplica en tu caso, y no prometemos una conexión que el banco no ofrezca.
¿Reemplaza a mi contador?
No, y no es la idea. Le quita el cruce mecánico de encima para que dedique el tiempo a las diferencias, que es donde hace falta criterio. El cierre lo aprueba él y el tratamiento contable y fiscal de cada partida lo define él: el sistema se adapta a lo que indique, no al contrario.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría, con la prueba de un mes ya hecha. Lo que mueve el precio es cuántos bancos y cuentas entran y con qué sistema hay que integrarse, no cuántos movimientos tengas. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.