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Módulo de contabilidad
Contabilidad que se alimenta de tu operación
Cada factura, pago, compra y movimiento genera su partida cuando ocurre. Plan de cuentas propio o migrado, libro de ventas y de compras, diario, mayor, balance general y estado de resultados por período.
Qué resuelve
Los libros no se escriben dos veces
En la mayoría de las empresas la contabilidad vive aparte de la operación. La factura se emite en un lado, la compra se registra en otro y, al cierre de mes, alguien vuelve a escribir en el sistema contable lo que ya estaba escrito. El número llega tarde y, cuando no cuadra, nadie sabe en cuál de las dos copias está el error.
La idea del módulo es que los libros se alimenten de la operación sin volver a escribir nada. Cada Facturación electrónica FEL, cada pago aplicado en Cuentas por cobrar, cada Compras y proveedores, cada movimiento de Control de inventarios y cada depósito o cheque de Caja y bancos genera su partida en el momento en que ocurre. La contabilidad deja de ser una tarea de fin de mes y pasa a ser el reflejo de lo que ya pasó.
El plan de cuentas es el de la empresa, no uno genérico: se usa el propio o se migra el del sistema actual, con sus códigos y sus niveles. Sobre ese plan se define qué cuenta mueve cada tipo de documento, y eso queda como configuración: cambiarlo después no es reprogramar.
Lo que el sistema no hace es decidir por tu contador. Qué libros está obligada a llevar tu empresa, qué método de depreciación aplicar a los Activos fijos y qué formato pide la SAT lo confirma él. El sistema deja esos datos parametrizables y pone la parte técnica.
| Plan de cuentas | Propio o migrado, con sus niveles |
|---|---|
| Asientos automáticos | Cada documento genera su partida |
| Libro de ventas | Con el detalle de cada documento |
| Libro de compras | Contra la factura del proveedor |
| Diario y mayor | Con el documento que lo originó |
| Balance general | Por período, cuando lo pidas |
| Estado de resultados | Por período y comparado |
| Cierres | Mensual y anual |
| Saldos iniciales | Cargados al arrancar |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero el plan de cuentas, después el código
La contabilidad es el módulo que más se rompe si se arranca con saldos malos. Se ordena antes de escribir código.
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01
Levantamiento con Finanzas
Cómo se registra hoy, qué sistema contable hay, qué libros y reportes se entregan y a quién. Con la persona que lleva los libros y con tu contador, no solo con gerencia.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si tu caso solo necesita libro de ventas, libro de compras y mayor, se reduce el alcance y baja el precio.
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03
Plan de cuentas, saldos y corte
Se carga el plan de cuentas y los saldos iniciales, se trabaja un período comparando contra el sistema anterior y el corte se hace al cierre de un mes.
Qué libros está obligada a llevar tu empresa, qué método de depreciación aplica y qué formato pide la SAT los confirma tu contador, y el sistema deja esos datos parametrizables. Nosotros ponemos la parte técnica. Cuéntanos cómo llevan la contabilidad
Convivir o reemplazar
Qué pasa con el sistema contable que ya tienes
Es la primera objeción que sale en la mesa, y es razonable: ya hay un sistema que lleva clientes, inventario, compras y facturas, y Finanzas trabaja ahí todos los días. Lo que casi siempre le falta es ver la operación. Hay dos caminos, y la empresa elige el suyo con la información sobre la mesa.
Un solo sistema. El sistema nuevo reemplaza al anterior en clientes, inventario, compras, cobros y contabilidad. Cada dato se escribe una vez y las reglas funcionan solas: la venta descuenta la existencia, el saldo por cobrar nace del documento emitido y la partida nace del movimiento. Implica migrar datos y fijar un corte.
Convivencia acotada. El sistema anterior se queda para una sola función, normalmente emitir la factura, y nada más. Finanzas emite ahí y esa factura se registra contra el pedido, con su serie, su número y su PDF. Es el único dato que se escribe dos veces, y se puede pasar al camino de un solo sistema cuando la empresa decida.
Lo que no recomendamos es el tercer camino: dos sistemas llevando en paralelo clientes, inventario o compras, unidos por una integración de ida y vuelta. Es escribir todo dos veces con un puente que se rompe en silencio, y el descuadre aparece semanas después, cuando ya nadie sabe cuál de los dos lados tiene razón.
En una migración se trae lo que hace falta para arrancar: clientes con su código anterior y su NIT, el catálogo de artículos y materiales, las existencias por bodega, los saldos por cobrar, y el plan de cuentas con sus saldos iniciales. Antes del corte hay una convivencia corta: se trabaja en el sistema nuevo y se compara contra el anterior. El corte conviene hacerlo al cierre de un mes, con Finanzas de acuerdo.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre contabilidad
¿Tengo que dejar mi sistema contable actual?
No necesariamente. Hay dos caminos: un solo sistema que reemplace al anterior en clientes, inventario, compras, cobros y contabilidad, o una convivencia acotada en la que el sistema anterior se queda solo para emitir la factura y esa factura se registra contra el pedido. Lo que no recomendamos es tener dos sistemas llevando en paralelo clientes, inventario o compras unidos por una integración de ida y vuelta, porque ese puente se rompe en silencio. El camino se decide en el levantamiento, con Finanzas y con tu contador.
¿Los asientos se generan solos?
Sí. Cada factura, pago, compra y movimiento de inventario genera su partida en el momento en que se registra el documento, así que no hay que volver a escribir nada al cierre. La regla de qué cuenta mueve cada tipo de documento se configura con tu contador al inicio y queda visible para revisarla.
¿Puedo usar mi propio plan de cuentas?
Sí, y es lo normal. Se usa el plan que ya tiene la empresa o se migra el del sistema actual, con sus códigos y sus niveles. Si no hay uno armado, se construye con tu contador antes de arrancar.
¿Qué libros y estados financieros genera?
Libro de ventas y libro de compras, diario y mayor, balance general y estado de resultados por período, con cierres mensual y anual. Cada línea queda ligada al documento que la originó, así que de un saldo se puede bajar hasta la factura. Qué libros está obligada a llevar tu empresa y en qué formato se presentan lo confirma tu contador, y el sistema deja esos datos parametrizables.
¿Qué pasa con los saldos y la historia del sistema anterior?
Se cargan los saldos iniciales al corte, que es lo que da continuidad contable. La historia detallada del sistema anterior normalmente se deja ahí, consultable, en lugar de arrastrarla completa; si hay que traer períodos cerrados se evalúa en el levantamiento. El corte conviene hacerlo al cierre de un mes.
¿Puedo sacar el balance cuando quiera y no solo al cierre?
Sí. El balance general y el estado de resultados se generan por período con lo que esté registrado hasta ese momento. Si faltan documentos por registrar, el reporte lo refleja: ningún número se escribe a mano.
¿Esto sustituye a mi contador?
No, y no es la idea. El sistema le quita el trabajo de volver a escribir lo que ya está en la operación y le entrega los libros armados con su documento de origen. Las decisiones contables y fiscales siguen siendo suyas, y lo que él defina queda parametrizable en el sistema.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después del levantamiento: una empresa que solo necesita libro de ventas, libro de compras y mayor no es el mismo trabajo que una que migra plan de cuentas y saldos de un sistema anterior. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
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