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Sector salud
Sistema para clínicas, armado sobre tu forma de atender
La agenda, el expediente, el plan de tratamiento y el cobro en un solo lugar, y el recordatorio de cita saliendo por WhatsApp sin que nadie tenga que marcarle uno por uno a los pacientes de mañana.
Qué resuelve
La agenda es el negocio y el expediente es la memoria
En una clínica el dinero se escapa en dos lugares concretos: la hora que quedó vacía porque el paciente no llegó, y el tratamiento que quedó a medias porque nadie volvió a llamar. Las dos cosas son seguimiento, y el seguimiento a mano aguanta hasta cierta cantidad de pacientes.
Un sistema de clínica ordena eso alrededor de dos ejes. La agenda, por profesional y por consultorio o sillón, porque a veces el recurso escaso es el espacio y no la persona. Y el expediente, con el historial, la nota de cada visita, las radiografías o los estudios adjuntos y lo que se le indicó.
Encima va la parte comercial, que es la que un programa genérico casi nunca modela como trabaja tu clínica: el presupuesto que el paciente aprueba, el plan de tratamiento dividido en sesiones, lo que ya abonó, lo que queda pendiente y los honorarios del profesional que lo atendió. Y el recordatorio de cita por WhatsApp, que es lo que de verdad baja las ausencias; el correo casi nadie lo abre.
Cambia bastante según el tipo de clínica, y por eso se construye sobre la tuya. Una dental necesita odontograma y plan por pieza. Una veterinaria cuelga el expediente del dueño y programa vacunas y desparasitaciones. Una de estética trabaja por paquetes de sesiones. Fisioterapia, por series de citas. Psicología, con notas que nadie más debería poder abrir. Un laboratorio, con órdenes, resultados y entrega. Es el mismo esqueleto con piezas distintas.
Los datos del paciente son lo más delicado de todo esto. Cada usuario ve solo lo que su rol permite —recepción no abre notas clínicas—, los accesos quedan registrados con usuario y fecha, y el respaldo se hace a diario.
| Agenda | Por profesional y por consultorio |
|---|---|
| Recordatorio de cita | Por WhatsApp, sin marcar a nadie |
| Expediente | Historial, notas y archivos |
| Presupuestos | Lo que el paciente aprueba |
| Planes de tratamiento | Por sesiones, con avance |
| Cobros y honorarios | Abonos, saldo y pago al profesional |
| Facturación | Enlazada al cobro |
| Inventario de insumos | Lo que consume cada atención |
| Seguimiento | El paciente que no regresó |
| Accesos por rol | Y registro de quién vio qué |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
La auditoría se hace en recepción
Nunca cotizamos un sistema de clínica sin pasar una mañana en recepción. Ahí está el proceso real, no en el organigrama.
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01
Auditoría de procesos
Cómo se agenda hoy, quién confirma, qué pasa cuando el paciente no llega, cómo se arma un presupuesto, cómo se cobra y qué se anota del paciente. Con recepción y con un profesional que atiende, no solo con el dueño.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no manejas inventario de insumos, se saca y baja el precio.
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03
Una agenda primero
Arranca con un profesional o una sede, en paralelo con lo que usas hoy. Cuando esa agenda cuadra, entran las demás y se migra el histórico que valga la pena migrar.
El sistema corre en el navegador, así que el profesional abre el expediente desde la tablet en el consultorio y recepción ve la misma agenda al instante. Cuéntanos cómo atienden hoy
Módulos
Qué módulos aplican en una clínica
Agente en WhatsApp — en una clínica es donde más rinde: el paciente escribe para pedir, mover o cancelar una cita y el agente contesta a cualquier hora contra la agenda real, sin ocupar a recepción. Los recordatorios del día siguiente salen por el mismo canal.
Control de inventarios — los insumos de clínica tienen reglas propias: lote, vencimiento y salida contra una atención, no contra un almacén genérico. Es la diferencia entre saber qué se consumió y descubrirlo en el inventario físico.
Facturación electrónica FEL — facturación del cobro o del abono bajo el régimen FEL, sin recapturar nada. Qué documento corresponde en tu caso lo confirma tu contador.
Planillas y recursos humanos — asistentes y recepción en planilla, y profesionales que cobran por porcentaje o por procedimiento. Las dos formas de pago conviven en una clínica y conviene que salgan del mismo dato de atenciones.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan las clínicas
¿Por qué no uso mejor un programa gratis?
Si estás empezando, arrancar con algo gratis es una decisión sensata: ordena la agenda y no cuesta. Lo que conviene saber es qué pasa después. Cuando ese programa deja de actualizarse o desaparece, tu expediente queda donde quedó y sacarlo en un formato usable es un trabajo aparte; cuando necesitás algo que no contempla —odontograma, honorarios por porcentaje, paquetes de sesiones— no hay a quién pedírselo; y la facturación electrónica y el respaldo necesitan a alguien que los mantenga, porque FEL cambia y un respaldo que nadie verifica no es un respaldo. El sistema a la medida es para cuando la clínica ya no cabe ahí.
¿Sirve para una clínica dental?
Sí, y es uno de los casos donde más cambia el modelo: agenda por sillón, odontograma, plan de tratamiento por pieza y presupuesto que el paciente aprueba antes de empezar. Eso se define en la auditoría, porque cada clínica dental presupuesta y cobra a su manera.
¿Y para una veterinaria?
Sí. Ahí el expediente cuelga del dueño y el paciente es la mascota, con su especie, raza y peso. Las vacunas y desparasitaciones se programan con aviso, que es el equivalente del preventivo, y el inventario de medicamento y alimento suele entrar también.
¿Los recordatorios por WhatsApp sirven de algo?
Son lo primero que recomendamos encender, porque es el canal que la gente sí abre. No te vamos a dar un número de cuánto bajan las ausencias: depende de tus pacientes y de con cuánta antelación avises. Lo que sí queda resuelto es que el aviso salga solo, sin que recepción tenga que acordarse.
¿Quién puede ver el expediente de un paciente?
Solo quien su rol permita. Recepción ve la agenda, el saldo y los datos de contacto; la nota clínica la ve el profesional que atiende. Cada acceso queda registrado con usuario y fecha, y los respaldos son diarios. Qué obligaciones legales tenés sobre esos datos lo define tu asesor, no el sistema.
¿Puedo saber qué pacientes no han regresado?
Sí, y es de lo que más se usa. El sistema marca al paciente con tratamiento a medias, al que no viene desde hace meses y al que canceló y no volvió a agendar. Esa lista es la que trabaja recepción cuando la agenda está floja.
¿Se puede migrar lo que tengo hoy en Excel o en otro programa?
Casi siempre sí, con un matiz: se migra lo que esté estructurado —pacientes, contactos, saldos, citas—, y las notas en campos libres entran como texto. En la auditoría revisamos qué se puede exportar de lo que usás hoy antes de prometer una migración.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría de procesos. Lo que mueve el precio es cuántos frentes entran —agenda, expediente, tratamientos, inventario, facturación— y no cuántos pacientes atiendas. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.