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Módulo de gestión documental
Gestión documental con el archivo donde se usa
El contrato junto al cliente, la licencia junto al vehículo, el papeleo junto al empleado. Versiones del mismo documento, vencimientos que avisan y permisos por rol, en lugar de una carpeta compartida que nadie ordena.
Qué resuelve
Una carpeta compartida no es un archivo: es un montón de archivos
El patrón se repite en todas las empresas: una carpeta en la nube, subcarpetas por año y nombres como contrato_final_v3_ok. Funciona mientras la mantiene la persona que la armó. El día que esa persona está de vacaciones, nadie encuentra el contrato firmado.
Gestión documental no es guardar archivos. Es que cada documento viva junto al registro que le corresponde: el contrato en el expediente del cliente, la constancia en el del empleado junto a su historial laboral, la póliza en el del activo, el plano en el del proyecto. Se busca por el cliente, no por la carpeta.
Lo que una carpeta compartida no hace es avisar. Contratos, licencias, pólizas y documentos del personal tienen fecha de vencimiento, y la fecha solo sirve si alguien se entera antes. El sistema avisa con la anticipación que definas y a quien le toca renovarlo.
Son datos sensibles y se tratan como tales: cada usuario ve solo lo que su rol permite y los accesos quedan registrados, igual que quien subió o reemplazó un archivo. Y cuando un documento cambia, la versión anterior no se pierde: queda en el historial, con su fecha.
| Expediente | Cliente, empleado, proveedor o proyecto |
|---|---|
| Versiones | El mismo documento, con su historial |
| Vencimientos | Contratos, licencias y pólizas |
| Avisos | Antes de la fecha, a quien le toca |
| Permisos por rol | Cada usuario ve lo que le toca |
| Bitácora de accesos | Quién abrió, subió o reemplazó |
| Búsqueda por contenido | Texto dentro del documento |
| Carga desde el celular | Foto o escaneo en el momento |
| Firma electrónica | Integrable con tu proveedor |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero la auditoría, después el código
Lo que define el trabajo no es cuántos archivos hay: es qué documentos vencen, quién puede verlos y de dónde salen hoy.
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01
Auditoría de procesos
Qué documentos maneja la empresa, cuáles vencen, quién los sube, quién puede verlos y dónde están hoy. Con quien de verdad mantiene el archivo, no solo con gerencia.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no necesitas búsqueda por contenido ni firma electrónica, se saca y baja el precio.
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03
Carga de lo que está vivo
Primero entra lo que se usa —contratos vigentes, documentos del personal, pólizas— y lo histórico después. Cargar diez años de una vez atrasa el arranque sin necesidad.
Sobre firma electrónica: se integra el proveedor que contrate la empresa, igual que el certificador de FEL. La validez legal de un documento firmado la confirma tu abogado o tu contador, no nosotros. Nosotros ponemos la parte técnica. Cuéntanos qué documentos manejan
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿El documento vive junto a su registro? Es la diferencia entre un archivo y un depósito de archivos. La factura de compra tiene que estar en la ficha del activo en Activos fijos, y el contrato en el expediente del cliente, no en una carpeta que hay que adivinar.
¿Quién puede ver qué, y queda registrado? Un expediente de personal no lo puede abrir cualquiera con el enlace. Hace falta permiso por rol y bitácora de accesos, el mismo criterio que aplica a los marcajes de Control de asistencia.
¿Qué pasa el día que quieras sacar todo? Los documentos son tuyos. Tienen que poder exportarse en su formato original, con los datos del expediente al que pertenecen. Un archivo encerrado en un programa que no exporta es un problema esperando el día de la migración.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre gestión documental
¿Sirve para los expedientes del personal?
Es uno de los usos más comunes: contrato, documentos de identificación, constancias, amonestaciones y finiquitos, junto al historial del empleado. Por ser datos sensibles, cada usuario ve solo lo que su rol permite y los accesos quedan registrados.
¿Avisa antes de que venza un contrato o una licencia?
Sí, y suele ser la razón principal para tener el módulo. Cada documento puede llevar su fecha de vencimiento, los días de anticipación del aviso y a quién se le avisa. Aplica igual a contratos, pólizas, licencias de vehículos y papelería del personal.
¿Incluye firma electrónica?
Se integra con el proveedor de firma que contrate la empresa, igual que pasa con el certificador de FEL: el servicio es de ellos y la integración la hacemos nosotros. Qué validez legal tiene un documento firmado así lo confirma tu abogado o tu contador, no nosotros.
¿Busca dentro del contenido del documento?
En los documentos con texto, sí. En escaneos y fotos hace falta reconocimiento de texto para que el contenido sea buscable, y eso se define en la auditoría porque cambia el alcance. Lo que siempre funciona es buscar por expediente, tipo de documento, fecha y etiquetas.
¿Se puede controlar quién ve cada documento?
Sí, por rol y por tipo de expediente: contabilidad ve lo contable, recursos humanos ve lo del personal, un jefe de área ve su área. Cada apertura, carga o reemplazo queda en la bitácora, con usuario y fecha.
¿Qué pasa con las versiones de un mismo documento?
Se guardan como versiones del mismo documento, no como archivos sueltos con nombres parecidos. Siempre se ve cuál es la vigente y quién la subió, y la anterior sigue disponible en el historial.
¿Dónde quedan guardados los archivos?
En el hosting administrado donde corre el sistema, con respaldos diarios fuera del servidor. Si tu empresa necesita que vivan en su propia infraestructura, también se puede, y se define antes de construir.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: un expediente de clientes con contratos no es el mismo trabajo que un archivo con búsqueda por contenido y firma electrónica. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
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