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Caso de IA
Lectura automática de facturas y documentos
Entra el PDF del proveedor y salen los datos: proveedor, fecha, monto, impuestos y detalle, listos para revisar en vez de teclear. Lo que el sistema no entiende lo marca, no lo inventa.
Qué resuelve
Alguien está tecleando facturas ahora mismo
En casi toda empresa hay una persona que recibe facturas de proveedor por correo, por WhatsApp y en papel, y las captura una por una en el sistema contable. Es trabajo lento, repetitivo y donde un dígito cambiado cuesta caro. También es el primer sitio donde la IA aporta algo medible.
El flujo queda así: la factura llega —correo, carpeta compartida o foto—, el sistema extrae proveedor, fecha, número, monto, impuestos y detalle, y lo deja en una bandeja para aprobar. Lo que leyó con dudas va resaltado; lo que no pudo leer se queda en una cola de excepciones con la imagen al lado.
Encima de eso van las validaciones, que es donde está el ahorro de verdad: comparar contra la orden de compra, avisar si el monto no cuadra con lo recibido, y detectar el duplicado antes de pagar dos veces la misma factura.
En Guatemala hay una ventaja que conviene aprovechar: la factura electrónica ya trae un XML estructurado, así que para esas no hace falta adivinar nada. La IA se usa donde de verdad hace falta, que son los PDF con diseño propio, los escaneos y los recibos de caja chica. Ver también facturación FEL.
| Entrada | Correo, carpeta, foto o XML |
|---|---|
| Formatos | PDF, imagen escaneada y XML |
| Qué extrae | Proveedor, fecha, monto, impuestos, detalle |
| Validación | Contra la orden de compra |
| Duplicados | Avisa antes de pagar dos veces |
| Excepciones | Cola aparte, con la imagen al lado |
| Revisión humana | Siempre, antes de contabilizar |
| Integración | Con tu sistema contable |
| Archivo | El documento queda junto al registro |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Con tus facturas, no con una demostración
Esto se puede probar antes de contratar nada, y es lo que recomendamos: con un lote de facturas reales, de tus proveedores.
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01
Prueba con tu lote
Nos pasas un conjunto de facturas reales —las feas incluidas— y medimos cuántas salen limpias, cuántas con dudas y cuántas no se pueden leer. Ese número es el que decide si vale la pena.
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02
Propuesta por escrito
Con el resultado de la prueba: alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si el ahorro no justifica el proyecto, se dice.
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03
Integración y ajuste
Se conecta con tu contabilidad y se afina con los proveedores que más factura envían, que suelen ser pocos y concentran la mayor parte del trabajo.
Lo que no vamos a prometer: que no se equivoque nunca. Por eso el diseño incluye revisión humana y una cola de excepciones desde el primer día, en lugar de un número de exactitud en un folleto. Pasanos un lote de facturas y lo medimos
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿Qué pasa con lo que lee mal? La respuesta correcta no es «no pasa». Es que se marca, se separa y alguien lo revisa con el documento a la vista. Un sistema que no distingue entre lo que entendió y lo que supuso es peor que teclear.
¿Mejora con las correcciones? Cada corrección es una instrucción. Si el formato de un proveedor se corrige tres veces igual, el sistema debería dejar de fallar ahí.
¿Dónde quedan mis documentos? Importa quién los procesa y dónde se guardan. Se define contigo antes de empezar, y queda por escrito en la propuesta.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre la lectura de facturas
¿Qué exactitud tiene?
Depende de tus facturas, y por eso no damos un porcentaje de folleto: lo medimos con un lote real antes de cotizar. Lo que sí es fijo es el diseño: siempre hay revisión humana antes de contabilizar, y lo que el sistema no entendió se marca en lugar de rellenarse con una suposición.
¿Lee facturas escaneadas o fotos tomadas con el celular?
Sí, aunque ahí es donde más varía el resultado: una foto torcida, con sombra o de un papel térmico borrado puede no ser legible. Esos casos caen en la cola de excepciones con la imagen al lado para capturarlos a mano, que es lo que se hacía igual antes.
¿Y las facturas electrónicas con XML?
Esas ni siquiera necesitan IA: el XML ya trae los datos estructurados y se leen directo, sin margen de error. La IA entra para los PDF con diseño propio, los escaneos y los comprobantes de gastos menores.
¿Se conecta con mi sistema contable?
Si tu contabilidad permite integrarse —por API, base de datos o archivo de intercambio—, sí, y el asiento queda propuesto para aprobar. Si no lo permite, el resultado puede salir en el formato de importación que tu sistema acepte. En la auditoría revisamos cuál de los dos aplica.
¿Desde cuántas facturas al mes vale la pena?
No hay un número mágico, pero si son menos de un par de cientos al mes y todas vienen con XML, probablemente el ahorro no justifique el proyecto, y preferimos decirlo antes. Donde sí se paga solo es en empresas con muchos proveedores que mandan PDF distintos.
¿Qué pasa con mis datos?
Se define antes de empezar y queda por escrito en la propuesta: dónde se procesan los documentos, dónde se guardan y quién tiene acceso. Si tu empresa necesita que nada salga de su propia infraestructura, se construye así, aunque limite las opciones técnicas.
¿Sirve para otros documentos, no solo facturas?
Sí: órdenes de compra, recibos, estados de cuenta, constancias. El mismo mecanismo con otro modelo de datos. Lo normal es empezar por facturas de proveedor, que es donde está el volumen, y ampliar después.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance, con la prueba hecha antes. El precio depende de cuántos formatos distintos hay que manejar y de con qué sistema se integra. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.