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Módulo de compras
Compras y proveedores, de la requisición al pago
Que lo que se pidió, lo que llegó y lo que facturaron sean el mismo dato. Requisición, cotizaciones comparadas, orden autorizada por monto, recepción parcial y cuentas por pagar con su programación.
Qué resuelve
Lo pedido, lo recibido y lo facturado casi nunca cuadran
En compras el descuadre no es un error de cálculo: es que cada paso vive en un lugar distinto. La requisición llega por WhatsApp, la cotización es un PDF en un correo, la orden de compra la hace alguien en una hoja, la recepción la firma bodega en papel y la factura aparece en contabilidad dos semanas después.
El trabajo del módulo es poner esos documentos en la misma línea. Una requisición que se vuelve cotizaciones comparables, una orden de compra con su autorización según el monto, una recepción que puede ser parcial —porque casi siempre lo es— y una factura que se compara contra lo recibido antes de programarse para pago.
Esa comparación, pedido contra recibido contra facturado, es la que detiene el pago de más. Cinco cajas pedidas, tres recibidas, cinco facturadas: con los papeles separados eso se paga, y se descubre el año siguiente o nunca.
Lo recibido entra con su costo al mismo control de inventarios que lleva la bodega, y las facturas del proveedor pueden entrar leídas en lugar de teclearse: lectura de facturas con IA.
| Requisición | Quién pide, qué y para qué |
|---|---|
| Cotizaciones | Comparadas lado a lado |
| Orden de compra | Autorización según el monto |
| Recepción parcial | Lo que llegó, no lo que se pidió |
| Tres vías | Pedido, recibido y facturado |
| Cuentas por pagar | Saldo y antigüedad por proveedor |
| Programación de pagos | Por vencimiento y por prioridad |
| Evaluación de proveedores | Cumplimiento, precio y faltantes |
| Catálogo de proveedores | Con sus datos y sus condiciones |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero la auditoría, y se mira quién autoriza
En compras el proceso no está en el manual: está en quién firma qué y a quién se le llama cuando urge.
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01
Auditoría de procesos
Quién pide, quién cotiza, quién autoriza y desde qué monto, cómo recibe bodega y cómo se revisa la factura antes de pagar. Con compras, con bodega y con quien firma los pagos.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no necesitas cotizaciones comparadas ni evaluación de proveedores, se saca y baja el precio.
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03
Una línea de compras primero
Arranca con una línea —materia prima, o servicios— en paralelo con lo que usas hoy, hasta que las tres vías cuadren. Después entra el resto.
El crédito fiscal y el tratamiento de cada compra los confirma tu contador; el sistema deja esos datos y esos reportes parametrizables para que él los use sin pedirnos un cambio. Cuéntanos cómo compran hoy
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿La recepción puede ser parcial? Parece un detalle y es el centro del módulo. Si el sistema obliga a recibir la orden completa, bodega va a recibir de más para poder cerrarla, y el Control de inventarios va a decir que hay mercadería que nunca llegó. El saldo pendiente de cada orden tiene que quedar vivo.
¿El costo que queda es el de la factura o el real? No son lo mismo cuando hay flete, aduana o almacenaje. Pregunta si esos gastos se pueden cargar a la compra y repartir al costo de cada producto, que es lo que hace Importaciones y costeo. Sin eso, el margen que calculas no es el tuyo.
¿Quién autoriza y desde qué monto? La autorización por monto es lo que convierte el módulo en control y no en registro: sin ella, el sistema solo anota lo que ya se decidió por teléfono. Y una vez autorizada la orden, teclear la factura del proveedor es trabajo que no agrega nada: puede entrar leída con Lectura de facturas.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre compras
¿Para qué sirve la requisición si ya sé qué comprar?
Para que quede quién pidió, qué y para qué, antes de que haya una orden. Es lo que permite después responder por qué se compró algo y comparar lo que se pide contra lo que se consume. En empresas chicas se puede dejar simple, pero quitarla del todo es lo que vuelve las compras indiscutibles.
¿Compara cotizaciones de varios proveedores?
Sí, lado a lado, con precio, condiciones de pago y tiempo de entrega, y queda registrado a quién se le compró y por qué. Eso también sirve cuando no se elige la más barata: la decisión queda escrita en lugar de quedar en una conversación.
¿Cómo funciona la autorización por monto?
Se definen tramos y quién autoriza cada uno, y el sistema no deja pasar la orden sin esa aprobación. Los tramos y los nombres los pones tú en la auditoría, y se pueden cambiar después sin tocar el código. Toda autorización queda con su fecha y su usuario.
¿Qué pasa si el proveedor entrega incompleto?
Se recibe lo que llegó y la orden queda con su saldo pendiente, abierta. Lo que entra a inventario es lo recibido, no lo pedido, que es la única forma de que la bodega cuadre. Si el faltante nunca llega, la orden se cierra con su motivo y eso queda en el historial del proveedor.
¿Lleva las cuentas por pagar?
Sí: saldo por proveedor, antigüedad de la deuda y qué factura corresponde a qué recepción. Antes de programar un pago se compara la factura contra lo recibido, que es donde se detiene el pago de más. El tratamiento contable lo define tu contador y el sistema le deja los datos listos.
¿Avisa cuándo hay que pagar?
Sí, por fecha de vencimiento y por prioridad, con la vista de lo que vence en los próximos días. Lo que no hace es pagar solo: la programación es una propuesta que alguien aprueba. Quién aprueba y desde qué monto se define igual que en las órdenes.
¿Evalúa a los proveedores?
Con los datos que el propio módulo ya registra: cuánto tardó en entregar, cuántas veces entregó incompleto, cuántas facturas no cuadraron y cómo se movió su precio. No es una calificación inventada, es el historial. Qué pesa más en esa evaluación lo decides tú.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después de la auditoría: comprar a tres proveedores locales y manejar cotizaciones, autorizaciones por monto y cuentas por pagar de cincuenta proveedores no son el mismo trabajo. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
Cuéntanos qué necesitas resolver
Escríbenos por WhatsApp con el detalle de tu proyecto y te preparamos una propuesta. Si prefieres, llámanos o mándanos un correo.