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Módulo de caja y bancos
Caja y bancos con el saldo explicado
Cuentas de banco, cajas y caja chica en un solo lugar. Depósitos, cheques, transferencias y pagos a proveedores que nacen de un documento, conciliación contra el estado de cuenta y cierre de caja diario.
Qué resuelve
Cada movimiento nace de un documento, no de una captura suelta
Un descuadre de caja casi nunca es una sola cosa: es un movimiento que se registró en una hoja, otro que nadie registró y un depósito que se anotó dos veces. Cuando el efectivo y el banco se llevan en hojas de cálculo, el error aparece días después y ya no hay a qué volver.
El módulo parte de una regla simple: ningún movimiento se captura suelto. El pago de un cliente nace del documento que se está cobrando en Cuentas por cobrar, el pago a un proveedor nace de la factura registrada en Compras y proveedores, y el traslado entre cuentas queda con su motivo y su usuario. Así el saldo de cada cuenta siempre se puede explicar.
Las cuentas son las que ya tiene la empresa: bancos, cajas por punto de cobro y caja chica, cada una con su responsable. Los movimientos son los de todos los días: depósitos, cheques, transferencias y pagos. Y el cierre de caja es diario y por punto de cobro, así un faltante se ve el mismo día y no al cierre de mes.
La conciliación se hace contra el estado de cuenta del banco, marcando qué movimiento ya pasó y qué está pendiente. Y como cada movimiento tiene su documento de origen, la Contabilidad no hay que volver a escribirla: la partida sale del movimiento. Se construye sobre tu operación, no sobre un catálogo genérico: una empresa con una cuenta y una caja no necesita lo mismo que una con varias sucursales cobrando en un Punto de venta.
| Cuentas | Bancos, cajas y caja chica |
|---|---|
| Movimientos | Depósitos, cheques y transferencias |
| Pagos a proveedores | Contra la factura registrada |
| Cobros aplicados | Al documento que se está cobrando |
| Traslados entre cuentas | Con motivo y responsable |
| Conciliación bancaria | Contra el estado de cuenta |
| Cierre de caja | Diario y por punto de cobro |
| Caja chica | Fondo, liquidación y reposición |
| Bitácora | Quién registró, cuándo y qué cambió |
| Precio | Por alcance |
Cómo empieza
Primero los puntos donde entra y sale dinero
Cuántas cuentas, cuántas cajas y cuántas manos tocan el efectivo cambia todo el módulo. Lo vemos antes de cotizar.
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01
Levantamiento con Finanzas
Qué cuentas hay, cuántos puntos de cobro, quién registra, quién autoriza y cómo se cuadra hoy. Con el cajero y con quien concilia, no solo con gerencia.
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02
Propuesta por escrito
Alcance, plazo y precio antes de cobrar. Si no manejas caja chica ni varios puntos de cobro, se saca del alcance y baja el precio.
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03
Saldos y arranque
Se cargan los saldos de cada cuenta y de cada caja al corte, se concilia el primer período en paralelo y se arranca cuadrado. Empezar con saldos malos arruina el resto.
Cómo se registra contablemente cada movimiento y qué respaldo hay que conservar los confirma tu contador, y el sistema deja esos datos parametrizables. Nosotros ponemos la parte técnica. Cuéntanos cómo cuadran la caja
Qué preguntar antes de contratar
Tres preguntas que ahorran meses
¿De dónde sale cada movimiento? Si el sistema te deja escribir un ingreso sin decir contra qué documento entró, no estás controlando el dinero: estás llevando otra hoja de cálculo, con más pasos.
¿Cómo se concilia contra el banco? La prueba es qué pasa con un cheque emitido que todavía no se cobra. Si el sistema no distingue lo registrado de lo que ya pasó por el banco, la conciliación se sigue haciendo a mano.
¿Quién puede registrar y quién autoriza? En caja, el permiso es el control. Registrar, autorizar un pago, anular un movimiento y cerrar el día tienen que ser cosas distintas, cada una con su rol y su bitácora.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre caja y bancos
¿Maneja varias cuentas de banco y varias cajas?
Sí. Cada cuenta de banco, cada caja por punto de cobro y la caja chica tienen su saldo, su responsable y sus movimientos. Los reportes se ven por cuenta o consolidados, y los traslados entre ellas quedan registrados con su motivo.
¿Cómo funciona la conciliación bancaria?
El sistema guarda lo que la empresa registró y la conciliación marca qué movimientos ya aparecen en el estado de cuenta del banco y qué queda pendiente, como un cheque emitido que todavía no se cobra. Lo que no cuadra se queda a la vista en lugar de desaparecer en un total.
¿Se conecta con el banco para bajar los movimientos?
Depende del banco. Lo normal en Guatemala es exportar el estado de cuenta e importarlo al sistema para conciliar, y eso se construye desde el inicio. Si tu banco ofrece una conexión directa, se revisa en el levantamiento qué permite y se dice con claridad si conviene o no.
¿Qué incluye el cierre de caja diario?
El cierre se hace por punto de cobro: lo que debería haber según los cobros registrados, lo que el cajero cuenta de verdad y la diferencia, con su observación y su responsable. Queda firmado en el sistema, así que el faltante o el sobrante se discute el mismo día.
¿Y la caja chica?
Se maneja como un fondo fijo: se asigna el monto, cada gasto se registra con su documento de respaldo y la liquidación deja el fondo listo para reponerse. Qué respaldo hay que conservar de cada gasto lo confirma tu contador.
¿Puede alguien borrar un movimiento?
Un movimiento no se borra: se anula, con motivo, usuario y fecha, y el rastro queda. Quién puede registrar, quién autoriza un pago, quién anula y quién cierra el día son permisos distintos, y todo cambio queda en bitácora.
¿Se conecta con la contabilidad y con los cobros?
Sí, y es el escenario que recomendamos. El cobro se aplica al documento del cliente, el pago al proveedor se aplica a su factura y cada movimiento genera su partida sin volver a escribirlo. Si por ahora solo quieres caja y bancos, se construye así y el resto se suma después.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Se cotiza por alcance después del levantamiento: una empresa con una cuenta y una caja no es el mismo trabajo que una con varias sucursales, caja chica y conciliación de dos bancos. El precio y el plazo quedan por escrito antes de empezar y no cambian después.
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