Qué mueve el precio de un sistema a la medida

Es la primera pregunta de casi toda conversación, y la respuesta honesta incomoda: no se puede saber todavía. No por reserva comercial, sino porque la pregunta se parece a «cuánto cuesta una casa». Depende de cuántos cuartos, en qué terreno y de si el terreno tiene roca abajo.

Lo que sí se puede explicar —y es lo útil— es qué mueve el número. Si entendés los factores, vas a poder leer cualquier cotización, tuya o de otro, y darte cuenta de qué están cobrando y qué están dejando fuera.

Empecemos por lo de fondo: un sistema a medida no se vende por tamaño de pantalla ni por cantidad de botones. Lo que se construye es la forma en que tu empresa hace las cosas, traducida a algo que se puede ejecutar. Por eso dos empresas del mismo rubro, con la misma cantidad de empleados, pueden recibir cotizaciones muy distintas: una tiene procesos claros y la otra no.

Eso tiene una consecuencia práctica que conviene asumir desde el principio. Parte de lo que pagás es ordenar el proceso, y ese trabajo hay que hacerlo aunque nunca compres el sistema. Las empresas que llegan con sus reglas ya escritas pagan menos. No por descuento: porque falta menos trabajo.

Los cuatro factores que mueven el número

En la práctica el precio se arma de cuatro cosas, y ninguna es la cantidad de pantallas.

• Cuántos módulos. Inventario solo no es lo mismo que inventario con compras, con ventas y con cuentas por cobrar. Y no suma lineal: cada módulo que se agrega tiene que conversar con los anteriores, y esas conversaciones son trabajo. Tres módulos cuestan más que tres veces uno.
• Cuántas integraciones. Cada sistema externo al que haya que conectarse —el certificador del documento fiscal, el banco, la pasarela de pago, el ERP que ya tenés, la mensajería— es un proyecto chico adentro del proyecto. Tiene su documentación, sus pruebas, sus errores propios y su forma de caerse.
• Cuántos casos especiales. El factor más caro y el que menos se menciona. Hablamos de él aparte, abajo.
• Cuántos lugares y cuánta gente. Una sucursal con tres usuarios y cinco sucursales con cuarenta usuarios no son el mismo sistema. Aparecen permisos por rol, bitácora de quién hizo qué, traslados entre bodegas y la pregunta de qué pasa cuando una sucursal se queda sin internet.

Si al pedir una cotización te la dan sin preguntarte por esos cuatro puntos, el número que te están dando es un promedio, no un precio.

Los casos especiales: el factor que nadie cuenta

Toda empresa tiene excepciones. Son las frases que empiezan con «sí, pero cuando…». Y cada una, por chica que parezca, es una rama más en el código, una prueba más y una cosa más que puede romperse después.

Un sistema de facturación que emite facturas es un trabajo acotado. Ese mismo sistema cuando aparecen la nota de crédito por devolución parcial, el cliente exento, el precio especial de tres clientes grandes, la venta en consignación y el pedido que se despacha en dos entregas, es otro trabajo. Lo mismo pasa con el inventario: contar unidades es sencillo hasta que hay lotes, vencimientos, presentaciones y conversiones entre unidades.

Lo que encarece un sistema no es lo que hace tu empresa todos los días. Es lo que hace una vez al mes y nadie recuerda mencionar.

Por eso la primera conversación no se trata de funciones, sino de excepciones. Vale la pena llegar a ella con la lista hecha: preguntale a quien factura, a quien despacha y a quien cobra qué es lo raro que les toca resolver. Esa lista es la parte más valiosa del expediente.

El costo no termina el día de la entrega

Un sistema tiene tres gastos distintos y conviene verlos por separado, aunque te los presenten juntos:

• La construcción. Pago único: análisis, diseño, desarrollo, migración de los datos que ya tenés y capacitación del equipo.
• La operación. Lo que cuesta tenerlo encendido: servidor, respaldos, servicios externos que se cobran por uso. Crece si crece el uso.
• El mantenimiento. Corregir lo que aparezca, ajustar lo que el negocio cambie y acompañar al equipo. Es el gasto que más se subestima y el que decide si el sistema sigue sirviendo en tres años o si queda abandonado.

Hay dos gastos más que casi nunca aparecen en la cotización y existen igual. Uno es la capacitación real: no la sesión de dos horas, sino las semanas en que el equipo trabaja más despacio mientras se acostumbra. El otro es la migración de datos sucios. Si el inventario que hay que pasar tiene productos duplicados, nombres inconsistentes y saldos que no cuadran, limpiarlo es un trabajo en sí mismo y alguien lo va a hacer.

Por qué cotizamos después de una auditoría de procesos

Nosotros no publicamos precios de sistemas y tampoco cotizamos por teléfono. Primero hacemos una auditoría de procesos: nos sentamos con la gente que hace el trabajo, miramos cómo lo hacen ahora, anotamos las reglas y sobre todo las excepciones.

De ahí sale un documento con el alcance escrito: qué módulos, qué integraciones, qué casos especiales se cubren, qué queda fuera y en qué orden se entrega. Ese documento es lo que se cotiza. Y es tuyo, sirva o no sirva para trabajar con nosotros: con él en la mano podés pedir propuestas a quien quieras y comparar peras con peras.

La razón no es burocrática. Un precio dado antes de conocer las excepciones solo tiene dos destinos posibles: quedarse corto y terminar en una discusión incómoda a mitad del proyecto, o irse alto para cubrirse, y entonces estás pagando la incertidumbre del proveedor. El alcance escrito elimina las dos.

En sistemas está el catálogo de módulos por separado, y en desarrollo de software, cómo trabajamos de la auditoría a la entrega.

Cómo leer la cotización que te dieron

Con o sin nosotros, revisá estas cinco cosas en cualquier propuesta antes de firmar:

• ¿Dice qué queda fuera? Una propuesta sin exclusiones no es un alcance, es una promesa.
• ¿Está desglosada por módulo? Un número único no se puede negociar ni recortar: o lo tomás entero o nada.
• ¿Separa construcción, operación y mantenimiento? Si todo va junto, no sabés cuánto te va a costar el segundo año.
• ¿Dice cómo se cobran los cambios? Vas a pedir cambios. Que el mecanismo esté escrito antes de que haga falta.
• ¿El código fuente queda en tu poder? Con esquema de la base de datos y las instrucciones para montarlo en otro servidor. Esto se pregunta al principio.

Y una señal que vale más que todas: una propuesta mucho más baja que las otras casi nunca es más eficiente. Es la misma cotización con menos cosas adentro, y las que faltan van a aparecer después como trabajo adicional.

El resto de las preguntas que conviene hacer antes de firmar —y el documento que el proveedor tiene que entregarte antes de cobrar el desarrollo— están en cómo contratar software sin equivocarse.